2020-05 mei UPDATE


Selfservice portal

Binnenkort zal het mogelijk worden om jullie klanten zelf een afspraak te laten maken via ons selfservice portal. Ook het checken van de status van herstelling zal mogelijk zijn via deze nieuwe functionaliteit. Het nieuwe portal wordt momenteel uitvoerig door ons getest. Van zodra het nieuwe platform beschikbaar is, zal er een update komen in  1 van de volgende releasenota’s.

UPDATE

Self Service Portal

Dit nieuwe portaal maakt het mogelijk om de klant zelf een afspraak te laten inplannen via een extern platform. Dit zorgt ervoor dat er automatisch een dossier in PlanManager aangemaakt zal worden. Ook het checken van de status van de herstelling is via dit nieuwe platform mogelijk. Voor activatie van het portaal kan je contact op nemen met support@insypro.com. Indien jullie een aanvraag doen tot activatie, vergeet dan zeker niet te vermelden voor welke locaties je het platform wil gebruiken. Het portaal moet per locatie ingesteld worden.

Hoe zit het platform eruit?

Na activatie zal je een persoonlijke url ontvangen. Dit is jullie persoonlijke self service portal.

Standaard werken we met volgende weergave:

 

Centraal op het scherm zijn er 3 knoppen te zien: afspraak bestek maken, afspraak herstelling maken en status herstelling volgen. Je kan eventueel een bepaalde knop verbergen, zodat deze niet meer zichtbaar is voor jullie klanten. Dit kunnen jullie aanvragen via onze helpdesk.

Hoe communiceer ik deze link naar mijn klanten?

Er werden extra tags aangemaakt, die gebruikt kunnen worden in de communicatietemplates. Deze tags zullen enkel werken nadat het portaal voor jouw omgeving geactiveerd is.

Volgende tags kunnen gebruikt worden om de klant uit te nodigen naar het self service portal:

[URLBookAssessment] – Om een afspraak bestek te maken

 [URLBookRepair]- Om een afspraak tot herstelling te maken

 [URLStatusRepair] – Om de status van de herstelling te volgen via het portaal.

Meer uitleg over het aanpassen/ aanmaken van communicatietemplates kan je terug vinden in onze FAQ. Om   u   zo   snel   mogelijk   op   weg   te   helpen   worden   standaard   de   nodige communicatietemplates al voorzien in PlanManager.

Hieronder kan je enkele voorbeelden hiervan terugvinden. Het is niet mogelijk om deze voorgeprogrammeerde communicaties zelf aan te passen.

Voor een afspraak expertise te laten invullen door de klant:

Voor een afspraak herstelling te laten invullen door de klant:

 

Wanneer de klant een afspraak expertise maakt, zal hij/zij een bevestigingsmail ontvangen:

Hoe kan een klant een afspraak maken voor een bestek?

Na het ontvangen van een uitnodiging, met de tag [URLBookAssessment] , kan de klant op de url drukken in de mail.

De klant wordt dan rechtstreeks doorverwezen naar het self service portal. Je kan de klant ook laten surfen naar volgende link: https://selfserviceportal.planmanager.be/<naam_database>. De klant kan nu een afspraak maken door op de knop ‘afspraak bestek maken’ te drukken.

 

De klant krijgt nu de mogelijkheid om zijn/haar persoonlijke gegevens in te vullen. Ook dient de klant toestemming te geven deze gegevens door te mailen naar de hersteller (GDPR).

 

Na het invullen van de algemene contactgegevens krijgt de klant de vraag om de nummerplaat, merk en model van de wagen in te geven. Hier heeft de klant ook de mogelijkheid om eventueel foto’s van de schade toe te voegen.

Er kunnen ook foto’s vanaf een mobile device toegevoegd worden. Als je bv op een smartphone in de kader drukt, om bestanden op te laden, zal automatisch de camera van het toestel geopend worden om foto’s te kunnen maken van de schade.

Na het toevoegen van de foto’s, krijgt de klant de vraag om een locatie te selecteren. Er zullen enkel meerdere locaties zichtbaar zijn, indien deze bij activatie van het self service portal,  door werden gegeven.

 

Na het opgeven van een locatie, krijg de klant de keuze om een tijdslot te kiezen. !Belangrijk: Deze tijdssloten worden aangemaakt op basis van de tijdssloten die ingegeven werden op de database. Je kan deze aanpassen door  in PlanManager naar Beheer- Organisatie – Locatie te gaan en hier de uren voor expertise in te geven/aan te passen

Indien deze uren niet/ niet correct werden ingegeven, zal de klant volgende melding in het self service portal krijgen:

Indien de uren wel goed zijn ingegeven, kan de klant een tijdslot (datum en tijd) kiezen.

 

De klant krijgt hierna de vraag om zijn persoonlijke gegevens, gegevens van de wagen en tijdsslot nog eens na te kijken. Van zodra de klant op ‘bevestigen’ drukt, zal er een bevestigingsmail naar het emailadres van de klant verstuurd worden. De klant krijgt de melding dat er een bevestigingsmail werd verstuurd. Op dit moment zal er nog geen nieuw dossier in PlanManager aangemaakt zijn. Er zal pas een dossier aangemaakt worden als de klant op de link klikt die in de bevestigingsmail staat. Het is ook belangrijk om te weten dat de link maar 15minuten geldig is. Nadien is het niet meer mogelijk om de afspraak te bevestigen. De klant krijgt dan de volgende melding: ‘Oeps - er is iets fout gelopen. Vermoedelijk was de link niet meer geldig. Gelieve uw aanvraag voor afspraak opnieuw in te voeren via de webpagina alstublieft. Sorry voor het ongemak.’ Dit om te vermijden dat er tijdssloten vol geraken zonder dat hier effectief afspraken aan zijn gekoppeld.

 

Hieronder kan je een voorbeeld terug vinden van de bevestigingsmail. Deze tekst is standaard en het is niet mogelijk om deze te wijzigen.

 

Wanneer de klant op de link drukt, zal de klant omgeleid worden naar een ander scherm. Hieronder kan je daar een voorbeeld van terug vinden:

 

Van zodra de klant dit scherm heeft gekregen, zal er een dossier in PlanManager aangemaakt zijn. Hier kan je de gegevens terug vinden die de klant heeft ingevuld.

 

 

Hoe kan een klant een afspraak herstelling maken?

Na het ontvangen van een uitnodiging, met de tag  [URLBookRepair], kan de klant op de url drukken in de mail. De klant wordt dan rechtstreeks doorverwezen naar het self service portal. Je kan de klant ook laten surfen naar volgende link: https://selfserviceportal.planmanager.be/<naam_database> De klant kan nu een afspraak maken door op de knop ‘afspraak herstelling maken’ te drukken.

 

De klant zal hier de vraag krijgen om zijn/haar nummerplaat + dossiernummer in te geven.

 

Van zodra deze gegevens zijn ingevuld, zal de klant de mogelijkheid krijgen om een tijdsslot aan te duiden. !Belangrijk: De tijdssloten die de klant kan aanduiden worden op basis van de tijdssloten bij de schadestroomtypes werden ingegeven. Je kan dit aanpassen/invullen door naar Systeem – Lijsten – Schadestroomtypes te gaan. Druk op het sleuteltje om het aantal mogelijke afspraken per dag per schadestroomtype in tegeven / aan te passen waar nodig.

 

Indien er geen uren zijn ingevuld, zal de klant volgende weergave krijgen:

 

 

!Belangrijk: achterliggend zal het systeem rekening houden, in de tijdssloten, met de schadestroom die ingegeven werd in het dossier. Indien er geen schadestroom wordt ingegeven in het dossier, zal er altijd klassiek herstel gekozen worden. Je kan het schadestroomtype, in PlanManager, ingeven door in het dossier op het schade-icoon te drukken.

 

Kies hierna voor schadedetails. Je kan hier aanduiden over welke type schade het gaat.

 

Na het kiezen van een tijdsslot zal de klant een scherm krijgen om de nummerplaat, dossiernummer en het tijdsslot te bevestigen. Van zodra de klant op de klop bevestigen drukt, zal de klant een bevestigingsmail ontvangen op zijn persoonlijk emailadres. De klant kan in de email op de link drukken om de afspraak definitief te bevestigen. Het dossier in PlanManager zal een update krijgen met de info van de afspraak.

Hoe kan een klant de status van zijn/haar herstelling opvolgen?

Na het ontvangen van een uitnodiging, met de tag   [URLStatusRepair], kan de klant op de url drukken in de mail. De klant wordt dan rechtstreeks doorverwezen naar het self service portal. Je kan de klant ook laten surfen naar volgende link: https://selfserviceportal.planmanager.be/<naam_database>. De klant kan de status van zijn/haar herstelling bekijken door op de knop ‘Status herstelling volgen’ te drukken.

 De klant zal hier de vraag krijgen om zijn/haar nummerplaat in te geven + het dossiernummer.

 

 

Van zodra de klant deze gegevens heeft ingevuld, zal hij/zij de status van herstelling kunnen bekijken.

 

Van zodra er een aanpassing in het dossier wordt gemaakt, zal het portaal een update krijgen.

Afspraak zal ingevuld worden op basis van de afspraakdatum. Bij voertuig binnen zal op basis van datum binnen ingevuld worden. Werken gestart kan ingevuld worden op basis van ‘klaar voor start’ of op basis van de eerste activiteit die gestart wordt in het dossier. Welke datum er hier wordt ingegeven kan je bepalen door de volgende configuratie in te stellen:

Voertuig afgewerkt zal ingevuld worden op basis van de geplande einddatum. Ophaling van het voertuig zal ingevuld worden wanneer je in het PlanManagerdossier ‘datum ophaling’ invuld.

 

Dossier waar credits verbruikt zijn

Vanaf heden is het mogelijk om een dossier te verwijderen waar credits aan gekoppeld zijn. In het verleden wat dit niet mogelijk. Je kan het dossier nu wel verwijderen. De gekoppelde credits blijven zichtbaar bij Systeem – Credits.

Dms datastore

De DMS Datastore biedt de mogelijkheid om binnen uw eigen PlanManager-omgeving data op te slaan van voertuigen en eraan gekoppelde klanten afkomstig uit 1 of meer externe databases (DMS-systemen) zonder daarvoor dossiers te moeten creëren. Handig indien u als carrossier werkt voor 1 of meerdere garagebedrijven en op die manier snel voertuig- en klantinfo kan terugvinden. Of ook interessant als u een eenvoudige koppeling wil tussen een garagepakket (DMS systeem) en PlanManager voor klant- en voertuiginfo. De data dient door het externe systeem in een vooraf bepaald en eenvoudig gestructureerd tekstbestand (csv) te worden geëxporteerd, zodat u deze info in PlanManager kan importeren in de DMS DataStore. Eens de info daar is ingelezen kan u in een dossier op basis van nummerplaat of chassisnummer dan de voertuiginfo (en eventueel de gekoppelde klant) direct opvragen. Voor meer info betreffende dit CSV bestand kan u contact opnemen via support@insypro.com.

Hoe kan u de DMS datastore functie activeren in PlanManager?

Indien u deze functie wil activeren, dient u contact op te nemen met onze helpdesk. Achterliggend moeten hier enkele instellingen voor ingeschakeld worden. Van zodra u bevestiging heeft ontvangen, van de helpdesk, dat de functie actief is kan u de pagina van de dms datastore zichtbaar maken door de rechten te activeren bij de gebruikersgroep. Ga hiervoor naar Systeem- gebruikersgroepen – Beheer – Derde partijen à DMS Datastore (vink hier de rechten aan). Van zodra de rechten zijn aangevinkt, zal er een extra tab ‘DMS datastore’ verschijnen bij beheer- derde partijen – DMS datastore.

 

 

Hoe importeer ik gegevens in de DMS datastore?

Op de DMS pagina zal u de mogelijkheid krijgen om gegevens te importeren. Druk op de knop ‘importeer CSV’ om nieuwe gegevens op te laden.

U hebt hier de mogelijkheid om de lijst aanvullend te importeren. Hierbij zal er gekeken worden welke gegevens er nog niet gekend zijn. Deze zullen aangevuld worden. Indien je voor de optie ‘geheel’ kiest, zullen alle gegevens aangevuld worden uit het CSV bestand.

Verder kan u in het menu ook aanduiden op het CSV bestand klantgegevens of voertuiggegevens bevat. Bij Source kan er eventueel worden aangegeven vanuit welke DMS de import gedaan wordt.

!Belangrijk: Dit is geen automatisch proces. U zal hier enkel DMS opties zien staan indien deze op voorhand werden doorgegeven aan onze helpdesk. Indien deze niet werden doorgegeven, zal u hier ‘Default’ zien staan.

Verder kan u op deze pagina ook zien wanneer er een import werd gedaan en door welke gebruiker. Indien u op de knop ‘klant voorbeeld’ of ‘voertuig voorbeeld’ drukt, zal er een voorbeeld CSV bestand aangemaakt worden. Dit is een voorbeeldformaat. Indien jullie meer info wensen over het formaat/ welke gegevens u kan importeren, kan u steeds contact opnemen met onze helpdesk via support@insypro.com

Hoe zoek ik een wagen op in de DMS datastore?

Nadat de lijsten via importeerknop op de pagina DMS  zijn opgeladen, kan u zoeken in het dossier op nummerplaat of chassisnummer. Bij het openen van het dossier zal er nu naast het veld van de nummerplaat en het chassisnummer een auto icoontje zichtbaar zijn.

 

Om een zoekopdracht te starten, geef je een nummerplaat/chassisnummer in en druk je op het icoon. Indien de wagen gekend is, zullen de gegevens automatisch opgeladen worden.

 

Laatst bijgewerkt:
2020-05-14 13:38
Auteur:
Glenn De Landtsheer
Revisie:
1.1
Gemiddelde beoordeling:0 (0 Stemmen)

U kunt deze vraag niet becommentariëren

Chuck Norris has counted to infinity. Twice.