Self Service Portal PlanManager

Self Service Portal  Portal  est une extension Web de PlanManager sur laquelle le client peut effectuer ses propres réservations pour l'devis, les réparations de véhicules et suivre le processus de réparation de leur véhicule.

Le portail permet au client de planifier un rendez-vous via le site Web du Self Service Portal et garantit qu'un nouveau dossier est automatiquement créé dans PlanManager. La vérification de l'état de la réparation, basée sur la plaque d'immatriculation et le numéro de travail, est également possible via cette nouvelle plateforme,.

Après l'activation, un URL personnelle est fournie. Il s'agit d'un Self Service Portal spécifique, lié à l'environnement PlanManager.

Au centre de l'écran se trouvent 3 boutons: prendre rendez-vous de devis, prendre rendez-vous pour la réparation du véhicule et le suivi des réparations. Il est possible de ne choisir qu'une ou plusieurs de ces 3 options à afficher. Par exemple, le portail pourrait être annoncé à certains clients comme un simple outil de suivi de la réparation de véhicules. Lors de l'activation du portail, il convient également de spécifier quels modules doivent être activés.

Des configurations supplémentaires ont été créées, qui peuvent être utilisées dans les templates de communication. Ces configs ne fonctionneront qu'après l'activation du portail pour l'environnement.

Les configurations suivantes peuvent être utilisées dans les templates de communication pour diriger le client vers le portail.

[URLBookAssessment] - Pour prendre rendez-vous pour un devis

 [URLBookRepair] - Pour prendre rendez-vous pour les réparations

 [URLStatusRepair] - Pour suivre les réparations du véhicule.

Les templates sont disponibles par défaut une fois le portail activé et ils peuvent être ajustés dans Maintenance> Organisation> Emplacement. Pour plus d'informations sur les modèles de communication, consultez la FAQ Comment utiliser les champs variables dans mes modèles de communication?

Rendez-vous devis

Une réservation de devis peut être effectuée de deux façons; le client peut suivre l'URL du portail en Self Service Portal  et créer un nouveau dossier dans PlanManager avec le rendez-vous de devis réservé, ou une communication peut être envoyée depuis PlanManager contenant le lien pour choisir un créneau de devis lié à un dossier PlanManager (pour cela, travail, la communication avec le client doit provenir du dossier PlanManager et doit contenir la configuration [URLBookAssessment]).

Si le client suit le lien vers le Self Service Portal lui-même, il doit prendre rendez-vous en sélectionnant Prendre rendez-vous pour un devis; si la demande de réservation estimée est envoyée à partir d'un dossier déjà créé dans le système, elle sera dirigée vers une page plus loin dans le processus de réservation dans le Self Service Portal.

Le client doit saisir toutes les informations obligatoires (mises en évidence par le symbole *). 

Après avoir entré les coordonnées générales, le numéro d'immatriculation, la marque et le modèle du véhicule doivent être saisis. Il y a aussi la possibilité d'ajouter des images du véhicule. Si le lien est suivi depuis un appareil mobile, les images peuvent être prises à l'aide de l'appareil photo de l'appareil.

Après avoir ajouté les photos, un emplacement doit pour devis doit être sélectionné. Si un seul site est activé pour le Self Service Portal, l'emplacement sera déjà sélectionné.

Une fois qu'un emplacement de devis est choisi, le client est tenu de choisir une date de devis et le choix d'un intervalle de temps (si le client suit le lien à partir d'une communication envoyée à partir d'un dossier dans PlanManager, c'est la première page de le portail sur lequel ils vont atterrir). Ces intervalles de temps sont créés en fonction des temps d'évaluation définis par rapport à l'emplacement dans PlanManager. Ceux-ci peuvent être ajustés en allant dans Maintenance> Organisation> Emplacement, en sélectionnant l'emplacement et en modifiant les heures en bas de la page.

Une fois que tous les détails ont été saisis et que la plage horaire a été choisie, les détails saisis peuvent être examinés et dès que la réservation est confirmée, un e-mail de confirmation sera envoyé à l'adresse e-mail du client (si le devis de la réservation est réservée à l'arrière d'une communication d'un dossier au sein de PlanManager, la confirmation de la réservation via le lien e-mail n'est pas nécessaire). Tant que le lien e-mail envoyé au client n'est pas confirmé, le nouveau dossier n'apparaîtra pas dans PlanManager - Ce lien n'est valide que pendant 15 minutes. 

Lorsque le client suit le lien, le client sera redirigé vers un autre écran qui a validé la confirmation de réservation. À ce stade, un nouveau dossier est créé dans PlanManager.

Rendez-vous pour réparation

Si le client reçoit un lien vers le Self Service Portal, il peut prendre rendez-vous pour réparation en sélectionnant Prendre rendez-vous pour réparation (alternativement, si le lien est fourni à partir d'une communication dans PlanManager, similaire à l'devis, la réservation, ils seront dirigés vers un écran plus loin dans le processus).

Le client devra ensuite saisir un numéro de dossier et un numéro d'enregistrement (si le lien est suivi à partir d'une communication envoyée dans PlanManager, ces informations seront pré-remplies).

Dès que ces informations ont été saisies, le client peut alors choisir une date de réparation. Les intervalles de temps que le client peut choisir sont déterminés par les intervalles de temps saisis pour les types de flux de dommages. Vous pouvez ajuster cela en allant dans Système <Listes <Types de réparation. 

Si aucun numéro n'a été saisi, le client recevra l'affichage suivant:

Le système basera toujours ces plages horaires sur ce qui est entré dans Standard dans les types de réparation.

Choisissez ensuite les détails des dommages. Vous pouvez indiquer ici le type de dommage impliqué.

Après avoir choisi un créneau horaire, le client sera dirigé vers un écran pour confirmer l'enregistrement, le numéro de dossier et le créneau horaire. Il pourra aussi mentioner si il a besoin d’un véhicule de remplacement et signer l’accord de réparation. Dès que le client confirme, il recevra un e-mail pour valider la confirmation (si le client a été dirigé vers le portail à partir d'une communication au sein de PlanManager, cette validation supplémentaire n'est pas requise). Le dossier dans PlanManager sera mis à jour avec les informations du rendez-vous.

Suivi des réparations de véhicules

En envoyant un lien vers le Self Service Portal, les clients peuvent suivre l'état des réparations de leur véhicule. Sur l'écran d'accueil du portail, ils peuvent sélectionner Afficher l'état de réparation.

Le client devra alors saisir son numéro de poste et son numéro d'immatriculation du véhicule. Si le client suit le lien envoyé depuis une communication dans le dossierPlanManager (contenant la balise [URLStatusRepair]), le client ne sera pas obligé d'entrer ces informations et nous serons dirigés directement vers la page d'état de réparation - afin de voir ces informations , un véhicule en date doit être présent dans le dossier.

Dès qu'un ajustement est effectué dans le travail, le portail recevra une mise à jour.

Le rendez-vous sera rempli en fonction de la date de rendez-vous. Lors de l'entrée dans le véhicule, l'entrée sera complétée sur la base de la date. Le dossier démarré peut être saisi sur la base de "prêt à démarrer" ou sur la base de la première activité démarrée dans le dossier(paramètre de configuration). Vous pouvez déterminer la date entrée ici en définissant la configuration suivante:

Le véhicule fini sera terminé en fonction de la date de fin prévue. La collecte du véhicule sera terminée lorsque vous saisissez «collecte de date» dans le dossier PlanManager.