Bezorg uw carrosserie-klant een nieuwe digitale ervaring, reduceer het aantal telefoongesprekken, implementeer makkelijk anti-corona processen in uw bedrijf en optimaliseer uw planning : met de PlanManager SelfServicePortal!
Wat is de PlanManager Self Service Portal ?
De Self Service Portal van PlanManager is een website die de klant toelaat om informatie over schade (inclusief foto’s) te melden en een afspraak voor bestek te plannen, een afspraak voor een herstelling te maken en ook de herstelling van zijn of haar voertuig op te volgen. De website is toegankelijk vanaf PC, Mac, laptop, tablet of smartphone.
Hoe werkt de PlanManager Self Service Portal?
De Self Service Portal is toegankelijk via een link op uw eigen website, via een url die u kan meedelen, of via een link in een e-mail die verstuurd wordt vanuit PlanManager naar de klant. Omdat de Self Service Portal gekoppeld is aan PlanManager zijn de door de klant aangeleverde gegevens en foto’s direct voor u beschikbaar, en kan de klant voor hem relevante info raadplegen zonder dat u daar iets voor hoeft te doen.
Waarom de PlanManager Self Service Portal gebruiken ?
Om u, hersteller, veel tijd te besparen door minder te bellen om afspraken te maken en minder gebeld te worden voor informatie over de herstelling. Om de klant toe te laten 24/7 met u te communiceren, wanneer en waar hij of zij dat wil, en aldus tegemoet te komen aan de digitale service die klanten en verzekeraars van u verwachten.
Voor activatie van het portaal kan je contact opnemen met support@insypro.com. Indien jullie een aanvraag doen tot activatie, vergeet dan zeker niet te vermelden voor welke locaties je het platform wil gebruiken. Het portaal moet per locatie ingesteld worden.
Na activatie zal je een persoonlijke url ontvangen. Dit is jullie persoonlijke self service portal.
Centraal op het scherm zijn er 3 knoppen te zien: afspraak bestek maken, afspraak herstelling maken en status herstelling volgen. Je kan eventueel een bepaalde knop verbergen, zodat deze niet meer zichtbaar is voor jullie klanten. Dit kunnen jullie aanvragen via onze helpdesk.
Instellingen
Er werden extra tags aangemaakt, die gebruikt kunnen worden in de communicatie templates. Deze tags zullen enkel werken nadat het portaal voor jouw omgeving geactiveerd is.
Volgende tags kunnen gebruikt worden om de klant uit te nodigen naar het self service portal:
[URLBookAssessment] – Om een afspraak bestek te maken
[URLBookRepair]- Om een afspraak tot herstelling te maken
[URLStatusRepair] – Om de status van de herstelling te volgen via het portaal.
Meer uitleg over het aanpassen/ aanmaken van communicatie templates kan je terugvinden in onze FAQ. Om u zo snel mogelijk op weg te helpen worden standaard de nodige communicatie templates al voorzien in PlanManager.
Hieronder kan je enkele voorbeelden hiervan terugvinden. Het is niet mogelijk om deze voorgeprogrammeerde communicaties aan te passen.
Om een afspraak expertise te laten invullen door de klant:
Om een afspraak herstelling te laten invullen door de klant:
Wanneer de klant een afspraak expertise maakt, zal hij/zij een bevestigingsmail ontvangen:
Hoe kan een klant een afspraak maken voor een bestek?
Na het ontvangen van een uitnodiging, verstuurd door de carrosserie, kan de klant op de url drukken in de mail.
De klant wordt dan rechtstreeks doorverwezen naar het self service portal. Je kan de klant ook laten surfen naar volgende link: https://selfserviceportal.planmanager.be/<naam_database>. De klant kan nu een afspraak maken door op de knop ‘afspraak bestek maken’ te klikken.
De klant krijgt nu de mogelijkheid om zijn/haar persoonlijke gegevens in te vullen. Ook dient de klant toestemming te geven deze gegevens door te mailen naar de hersteller (GDPR).
Na het invullen van de algemene contactgegevens krijgt de klant de vraag om de nummerplaat, merk en model van de wagen in te geven. Hier heeft de klant ook de mogelijkheid om eventueel foto’s van de schade toe te voegen. (onbeperkt aantal)
Er kunnen ook foto’s vanaf een mobile device toegevoegd worden. Als je bv op een smartphone in de kader drukt, om bestanden op te laden, zal automatisch de camera van het toestel geopend worden om foto’s te kunnen maken van de schade.
Na het toevoegen van de foto’s, krijgt de klant de vraag om een locatie te selecteren. Er zullen enkel meerdere locaties zichtbaar zijn, indien deze bij activatie van het self service portal, door werden gegeven.
Na het opgeven van een locatie, krijg de klant de keuze om een tijdslot te kiezen. !Belangrijk: Deze tijdsloten worden aangemaakt op basis van de tijdsloten die ingegeven werden op de database. Je kan deze aanpassen door in PlanManager naar Beheer - Organisatie – Locatie te gaan en hier de uren voor expertise in te geven/aan te passen
Indien deze uren niet/ niet correct werden ingegeven, zal de klant volgende melding in het self service portal krijgen:
Indien de uren wel goed zijn ingegeven, kan de klant een tijdslot (datum en tijd) kiezen.
De klant krijgt hierna de vraag om zijn persoonlijke gegevens, gegevens van de wagen en tijdslot nog eens na te kijken. Van zodra de klant op ‘bevestigen’ drukt, zal er een bevestigingsmail naar het emailadres van de klant verstuurd worden. De klant krijgt de melding dat er een bevestigingsmail werd verstuurd. Op dit moment zal er nog geen nieuw dossier in PlanManager aangemaakt zijn. Er zal pas een dossier aangemaakt worden als de klant op de link klikt (dit kan hij slechts éénmaal, zodat er geen dubbele dossiers worden aangemaakt) die in de bevestigingsmail staat. 
Hieronder kan je een voorbeeld terug vinden van de bevestigingsmail. Deze tekst is standaard en het is niet mogelijk om deze te wijzigen.
Wanneer de klant op de link drukt, zal de klant omgeleid worden naar een ander scherm. Hieronder kan je daar een voorbeeld van terug vinden:
Van zodra de klant dit scherm heeft gekregen, zal er een dossier in PlanManager aangemaakt zijn. Hier kan je de gegevens terug vinden die de klant heeft ingevuld.
Hoe kan een klant een afspraak herstelling maken?
Na het ontvangen van een uitnodiging, verstuurd door de carrosserie, kan de klant op de url drukken in de mail. De klant wordt dan rechtstreeks doorverwezen naar het self service portal. Je kan de klant ook laten surfen naar volgende link: https://selfserviceportal.planmanager.be/<naam_database> De klant kan nu een afspraak maken door op de knop ‘afspraak herstelling maken’ te drukken.
De klant zal hier de vraag krijgen om zijn/haar nummerplaat + dossiernummer in te geven.
Van zodra deze gegevens zijn ingevuld, zal de klant de mogelijkheid krijgen om een tijdslot aan te duiden. !Belangrijk: De tijdsloten die de klant kan aanduiden worden op basis van de tijdsloten bij de schadestroom types werden ingegeven getoond.
Je kan dit aanpassen/invullen door naar Systeem – Lijsten – Schadestroom Types te gaan. Druk op het sleuteltje om het aantal mogelijke afspraken per dag per schadestroom type in te geven / aan te passen waar nodig.
Indien de schadestroom types niet geactiveerd werden, wordt elke afspraak als een klassiek herstel genoteerd.
Indien er geen aantallen zijn ingevuld, zal de klant volgende weergave krijgen:
!Belangrijk: achterliggend zal het systeem rekening houden, in de tijdsloten, met de schadestroom die ingegeven werd in het dossier. Indien er geen schadestroom wordt ingegeven in het dossier, zal er altijd klassiek herstel gekozen worden. Je kan het schadestroom type, in PlanManager, ingeven door in het dossier op het schade-icoon te drukken.
Kies hierna voor schade details. Je kan hier aanduiden over welke type schade het gaat.
Na het kiezen van een tijdslot zal de klant een scherm krijgen om de nummerplaat, dossiernummer en het tijdslot te bevestigen. Van zodra de klant op de knop bevestigen klikt, zal de klant een bevestigingsmail ontvangen op zijn persoonlijk e mailadres. De klant kan in de email op de link drukken om de afspraak definitief te bevestigen. Het dossier in PlanManager zal een update krijgen met de info van de afspraak. Het dossier krijgt de status “Afspraak”.
Hoe kan een klant de status van zijn/haar herstelling opvolgen?
Na het ontvangen van een uitnodiging, gestuurd door de carrosserie, met de tag [URLStatusRepair], kan de klant op de url drukken in de mail. De klant wordt dan rechtstreeks doorverwezen naar het self service portal. Je kan de klant ook laten surfen naar volgende link: https://selfserviceportal.planmanager.be/<naam_database>. De klant kan de status van zijn/haar herstelling bekijken door op de knop ‘Status herstelling volgen’ te drukken.
De klant zal hier de vraag krijgen om zijn/haar nummerplaat in te geven + het dossiernummer.
Van zodra de klant deze gegevens heeft ingevuld, zal hij/zij de status van herstelling kunnen bekijken. Hij kan dit op eigen initiatief bekijken en zal hier nooit mails over toegestuurd krijgen.
Van zodra er een aanpassing in het dossier wordt gemaakt, zal het portaal een update krijgen.
Afspraak zal ingevuld worden op basis van de afspraakdatum. Bij voertuig binnen zal op basis van datum binnen ingevuld worden. Werken gestart kan ingevuld worden op basis van ‘klaar voor start’ of op basis van de eerste activiteit die gestart wordt in het dossier. Welke datum er hier wordt ingegeven kan je bepalen door de volgende configuratie in te stellen:
Voertuig afgewerkt zal ingevuld worden op basis van de afmeldingsdatum. Ophaling van het voertuig zal ingevuld worden wanneer je in het PlanManager dossier ‘datum ophaling’ invult.
